Whistleblowing

1. Chi può fare una segnalazione

Può segnalare chi ha un rapporto di lavoro o di collaborazione con la Cooperativa, in particolare:

• i lavoratori dipendenti, a tempo indeterminato, a tempo determinato, stagionali, a tempo parziale, in somministrazione, apprendisti e occasionali;
• i soci della Cooperativa, compresi i soci lavoratori;
• i lavoratori autonomi e i collaboratori;
• i lavoratori e i collaboratori dei fornitori che forniscono beni o servizi alla Cooperativa o fanno lavori per suo conto;
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• gli amministratori e le persone con funzioni di direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto.

Puoi segnalare anche se il rapporto non è ancora iniziato, per informazioni avute durante la selezione o in altre fasi precedenti; durante il periodo di prova; dopo la fine del rapporto, se le informazioni le hai avute mentre era in corso.

2. Cosa si può segnalare

Puoi segnalare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Cooperativa e che riguardano violazioni del diritto dell’Unione europea. Per esempio:

• illeciti nei settori della sicurezza degli alimenti e dei mangimi, della salute e del benessere degli animali;
• illeciti in materia di tutela dell’ambiente;
• illeciti in materia di sicurezza e conformità dei prodotti;
• illeciti in materia di salute pubblica e di protezione dei consumatori;
• illeciti in materia di protezione dei dati personali e di sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• illeciti negli appalti pubblici, nei servizi finanziari, nella prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nella sicurezza dei trasporti;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea, per esempio frodi nell’uso di fondi e contributi agricoli europei;
• atti od omissioni che riguardano il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione sulla concorrenza e sugli aiuti di Stato;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle norme dell’Unione in questi settori.

Puoi segnalare violazioni già commesse, violazioni che ritieni con fondati motivi possano essere commesse, e i tentativi di nasconderle.

Non rientrano in questa procedura:

• le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste legate a un interesse personale che riguardano solo il tuo rapporto di lavoro o i rapporti con i colleghi o con i superiori: per queste puoi rivolgerti ai canali ordinari, per esempio al tuo responsabile o all’amministrazione;
• le segnalazioni in materia di sicurezza nazionale e di difesa;
• le violazioni già regolate in modo obbligatorio da altre norme dell’Unione o nazionali indicate nell’allegato al D.Lgs. 24/2023;
• le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già di dominio pubblico e quelle raccolte solo da voci o pettegolezzi.

Per i reclami sugli acquisti nel negozio online usa invece i contatti indicati nelle Condizioni generali di vendita.

3. Il canale interno di segnalazione

Le segnalazioni sono ricevute e gestite da (di seguito “il gestore”). Il gestore è autonomo, ha ricevuto una formazione specifica ed è il solo ad avere accesso alle segnalazioni.

Il canale garantisce la riservatezza della persona che segnala, delle persone coinvolte o comunque citate, del contenuto della segnalazione e dei documenti allegati.

Come segnalare

• Per iscritto, con la piattaforma online. La piattaforma protegge i dati con la cifratura. Alla fine ti dà un codice personale, con cui puoi seguire la segnalazione, rispondere alle domande del gestore e aggiungere informazioni. Conserva il codice: senza di esso non puoi accedere alla segnalazione.
• A voce, con un messaggio vocale registrato sulla stessa piattaforma.
• Con un incontro di persona con il gestore. Puoi chiederlo con la piattaforma o con un messaggio vocale: l’incontro si fissa entro un tempo ragionevole, di norma entro 15 giorni dalla richiesta.
• Per posta, con il metodo delle tre buste. Nella prima busta metti i tuoi dati e una copia di un documento d’identità; nella seconda la segnalazione, in modo che i tuoi dati restino separati dal contenuto. Chiudi le due buste e mettile in una terza busta chiusa, con la scritta «Riservata al gestore delle segnalazioni». Spedisci la busta a: Soc. Coop. Agr. Ortonatura s.r.l., Via Magenta 484, 97019 Vittoria (RG). La busta viene consegnata chiusa al gestore.

Nella segnalazione descrivi i fatti nel modo più preciso possibile: cosa è successo, quando e dove, chi è coinvolto, come ne hai avuto conoscenza. Allega i documenti che hai. Se vuoi avere un riscontro per posta, indica un indirizzo a cui scriverti in modo riservato.

Puoi anche segnalare in forma anonima. Le segnalazioni anonime che contengono elementi precisi vengono esaminate. Se in seguito la tua identità viene scoperta e subisci ritorsioni, hai le tutele descritte al punto 4.

Per non mettere a rischio la riservatezza, non mandare segnalazioni con la normale email dell’azienda o a colleghi.

Cosa succede dopo la segnalazione

• Entro 7 giorni il gestore ti conferma di aver ricevuto la segnalazione.
• Il gestore esamina la segnalazione e, se serve, ti chiede altre informazioni. Può sentire altre persone e raccogliere documenti, sempre proteggendo la tua identità.
• Entro 3 mesi dalla conferma di ricevimento ti dà un riscontro: cosa è stato fatto o si intende fare, oppure perché la segnalazione è stata archiviata.
• Se la segnalazione è arrivata a una persona diversa dal gestore, questa la trasmette al gestore entro 7 giorni e ti avvisa.

Se l’incontro di persona o la segnalazione a voce vengono registrati, la registrazione avviene solo con il tuo consenso. In alternativa il gestore scrive un verbale, che puoi controllare, correggere e firmare.

4. Le tue tutele

Riservatezza

La tua identità e ogni informazione da cui si possa ricavare non vengono rivelate, senza il tuo consenso espresso, a persone diverse da quelle incaricate di gestire la segnalazione. Se in un procedimento disciplinare la tua identità è indispensabile per la difesa della persona accusata, la riveliamo solo con il tuo consenso, dopo averti spiegato per iscritto il motivo. Proteggiamo anche l’identità delle persone coinvolte e di quelle citate nella segnalazione.

Divieto di ritorsioni

Chi segnala non può subire ritorsioni per la segnalazione. Sono ritorsioni, per esempio: il licenziamento, la sospensione, il demansionamento, il trasferimento, la mancata promozione, il cambio di orario, le note di merito negative, le sanzioni disciplinari, le molestie e le discriminazioni, il mancato rinnovo di un contratto a termine, il danno alla reputazione, l’inserimento in elenchi che impediscono di trovare lavoro, la chiusura di un contratto di fornitura (art. 17 del D.Lgs. 24/2023). Gli atti di ritorsione sono nulli.

Se pensi di aver subito una ritorsione, puoi comunicarlo all’ANAC, l’Autorità Nazionale Anticorruzione.

Le stesse tutele valgono per:

• i facilitatori, cioè le persone che ti aiutano a fare la segnalazione e che lavorano nello stesso contesto;
• le persone dello stesso contesto di lavoro legate a te da un rapporto affettivo stabile o di parentela fino al quarto grado;
• i colleghi che lavorano con te e hanno con te un rapporto abituale;
• gli enti di tua proprietà o per cui lavori.

Quando valgono le tutele

Le tutele valgono se, al momento della segnalazione, avevi fondati motivi di ritenere vere le informazioni e di ritenere che rientrassero in questa procedura, e se hai segnalato nei modi previsti. I motivi personali per cui segnalate non contano.

Le tutele non valgono se viene accertata, anche con sentenza di primo grado, la tua responsabilità penale per diffamazione o calunnia legata alla segnalazione, o la tua responsabilità civile per lo stesso motivo nei casi di dolo o colpa grave. In questi casi può essere applicata anche una sanzione disciplinare.

Presso l’ANAC è pubblicato l’elenco degli enti del Terzo settore che offrono gratuitamente informazione, assistenza e consulenza a chi segnala (art. 18 del D.Lgs. 24/2023).

5. La segnalazione esterna all’ANAC

Puoi segnalare direttamente all’ANAC se si verifica una di queste condizioni (art. 6 del D.Lgs. 24/2023):

• il canale interno non è attivo o non è conforme alla legge;
• hai già fatto una segnalazione interna e non ha avuto seguito;
• hai fondati motivi di ritenere che una segnalazione interna non avrebbe seguito efficace o ti esporrebbe a ritorsioni;
• hai fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico.

Le istruzioni e il canale dell’ANAC sono sul sito www.anticorruzione.it, nella sezione dedicata al whistleblowing.

6. Divulgazione pubblica e denuncia all’autorità

Puoi rendere pubbliche le informazioni, per esempio tramite la stampa o i social, mantenendo le tutele, solo in questi casi (art. 15 del D.Lgs. 24/2023):

• hai già fatto una segnalazione interna ed esterna, o solo esterna, e non hai avuto riscontro nei tempi previsti;
• hai fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico;
• hai fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa esporti a ritorsioni o non avere seguito efficace, per esempio perché si rischia che le prove vengano nascoste o distrutte.

Resta sempre possibile denunciare i fatti all’autorità giudiziaria.

7. Informativa sul trattamento dei dati personali delle segnalazioni

Questa informativa è data ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell’art. 13 del D.Lgs. 24/2023.

• Titolare del trattamento: Soc. Coop. Agr. Ortonatura s.r.l., Via Magenta 484, 97019 Vittoria (RG), codice fiscale e partita IVA 01243470885. Per domande sul trattamento dei dati delle segnalazioni puoi scrivere al gestore tramite la piattaforma o per posta con la dicitura «Riservata al gestore delle segnalazioni».
• Dati trattati: i dati della persona che segnala, se non è anonima; i dati delle persone coinvolte o citate; i fatti descritti e i documenti allegati. La segnalazione può contenere anche categorie particolari di dati, per esempio sulla salute, e dati relativi a reati.
• Finalità: ricevere, esaminare e gestire le segnalazioni, svolgere le verifiche, adottare i provvedimenti conseguenti e tutelare chi segnala.
• Base giuridica: adempimento di un obbligo di legge, previsto dal D.Lgs. 24/2023 (art. 6, par. 1, lett. c GDPR); per le categorie particolari di dati, l’assolvimento di obblighi in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b GDPR); per i dati relativi a reati, l’art. 10 GDPR e l’art. 2-octies del Codice privacy. Chiediamo il tuo consenso solo per rivelare la tua identità nei casi indicati al punto 4 e per registrare le segnalazioni a voce e gli incontri.
• Dati non necessari: i dati che risultano chiaramente inutili per gestire la segnalazione non vengono raccolti o, se raccolti per errore, vengono cancellati subito.
• Chi tratta i dati: solo il gestore delle segnalazioni. Se serve per le verifiche, i dati possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari e proteggendo l’identità di chi segnala, alle persone che devono adottare i provvedimenti, ai consulenti legali e alle autorità competenti (autorità giudiziaria, ANAC). Il fornitore della piattaforma tratta i dati per nostro conto come responsabile del trattamento: .
• Dove sono conservati: .
• Conservazione: per il tempo necessario a gestire la segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura (art. 14 del D.Lgs. 24/2023). Dopo questo termine i dati vengono cancellati, salvo che servano per un procedimento giudiziario in corso.
• Diritti: hai i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR. La persona coinvolta nella segnalazione non può esercitarli se questo può danneggiare in modo effettivo e concreto la riservatezza dell’identità di chi ha segnalato (art. 2-undecies, comma 1, lett. f, del Codice privacy). In questo caso i diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la protezione dei dati personali (art. 160 del Codice privacy).
• Reclamo: puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.